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 華躍科技智能A/B帳驗廠系統

一、驗廠簡介

現在越來越多的歐美客戶，會要求他的供應商查廠驗廠或要通過SA-8000的認証？而利潤越來越薄、勞動爭議越來越多的今天，要如何應對查廠驗廠或SA-8000，實在是企業主最頭疼的問題之一。很多工廠為了應對查廠，特別使用兩套工卡，這不但造成了極大的人力、物力浪費，而且工時的統計、工資的計算費時費力又容易出錯。為了順利通過客戶驗廠，能通過SA-8000的認証等等,許多公司是想盡了辦法。從最原始的手工做考勤到紙式打卡鐘考勤。員工的人數較少的還可以,如果有几百人的公司,用紙式卡鐘做就比較吃力了。首先把員工的考勤做好,然後根據出勤數據,再安排人去不停打卡,但人工做,還是有誤差,而且要幾個人去做,費時費力。在現在這個階段,最好的解決辦法是用軟件解決,無論是計時,還是計件,都可以用系統按計時來解決考勤問題,速度快,準確無誤,這種優勢是其它途經所無法比擬的,也徹底把驗廠文員解放出來。華躍科技A/B帳套驗廠系統軟件，配合實際工廠所遇到的各類問題，針對種種驗廠時所碰到的情況而開發的，經過多年來不斷完善，現完全能助你輕鬆應對驗廠，隨時提供"真實"、符合要求、沒有漏洞的考勤、工資報表。本軟件可以適應各種驗廠類型的客戶驗廠。例如阿迪達斯驗廠、、耐克驗廠、沃爾瑪驗廠、瑪莎驗廠、迪斯尼驗廠、TESCO驗廠、COC驗廠、ICTC驗廠、BV驗廠、SA 8000驗廠、Macy's驗廠、HotePote驗廠、Cosco驗廠、CSCC驗廠等等。

華躍A/B帳驗廠系統是建立在源（即真實）系統的基礎上，為滿足用戶應對其客戶或相關政府部門的檢查而設計的。在源系統里，各種數據齊全、真實。當用戶需向驗廠者提供賬務時，源系統中有些數據可能是不便向驗廠者公開的，尤其是加班工時數以及加班工資的計算標準。面對激烈的市場競爭，許多工廠不得不讓員工超時加班，但為了將賬務合法化，不得不另外請幾個文員專門做這一套應對驗廠的賬務。為了應對一次驗廠，企業往往是要投入大量的人力，甚至是多個部門放下所有工作來應付階段性的檢查工作，擾亂了日常的工作計劃，如果能擁有一套智能化的驗廠系統，做這些工作就變得非常容易了，即使天天有人來驗廠，您也可以應付自如了！

三、驗廠系統功能及特點

Ø         提供標準的數據導入導出功能，使系統快速上線；可直接將源（真實）系統的人員數據導入驗廠系統中，不需再一個一個錄入。

Ø         自動把休息日的系統操作記錄更改為正常工作日記錄；有專門針對休息日簽卡的功能，可更好地控制假日加班的合法性。

Ø         支持驗廠人員的選擇，可以全選或挑選驗廠人員，且可自動控制參與驗廠人員的合法性(如未滿16週歲的人員，系統自動排除)。

Ø         A/B帳中的人員資料自動保持一致，即在A帳有人員資料的修改、編輯、新增、刪除、辭工等，B帳自動保持一致，無須手工在B帳中進行處理。

Ø         支持打卡數據的採集、簽卡、考勤數據的匯總、請假單等的處理，即A帳能操作的功能，B帳中也可能操作，並且A帳與B帳數據不衝突、不互相影響(人員資料除外)。

Ø         系統可以依考勤算工資，也可依工資逆算考勤，甚至兩者綜合應用。

Ø         可以從真實帳中依條件導入相關數據，不需再一個一個錄入，特殊情況還可以對B帳系統做進一步的修改、整理。

Ø         也可脫離真實帳，自動依驗廠相關設置參數，全自動生成驗廠數據。

Ø         驗廠數據也可以不依賴於A帳數據，直接通過B帳中的相關設置，生成相關的數據（考勤打卡、請假、考勤異常、工資等數據）。

Ø         支持驗廠各種參數設置(提前打卡時間範圍、截止打卡時間範圍等)；系統依排班數據，自動生成為每一個人的打卡記錄卡，打卡範圍可人為設置(如：提前打卡時間、終止打卡時間等、打卡時間隨機生成，不會千篇一律，為了更好的處理加班日的分布，用戶還可設置何日加班等，這樣加班時間即滿足驗廠超時問題，又不會有規律；加班時間、工資核算標準可自由控制，但最終結果可與真系統一致；各種報表齊全、對應，如考勤日報表、考勤月報表、各種請假單、各種簽卡單、打卡數據等；A帳B帳系統自由切換，從系統界面上無法進行區分此時是在A帳或是在B帳系統中，各種報表齊全、逼真。

Ø         智能自動生成慮帳考勤數據（上班天數、正班時數、平常加班時數、雙休加班時數、法定加班時數）有三種方式：順推方式：系統根據設定的規則，隨機生成規範的出勤數據，加班可用加班設置系統根據客戶或政府的要求生成加班時數。反推方式：根據每個月的真實工資反推慮帳考勤數據，上班天數和加班時數控制在法定範圍內；另外根據真實考勤數據產生慮帳考勤數據的上班天數、請假時數、上班時數（休息日不會產生以上數據），再根據法定加班時數自動生成加班數；智能生成慮帳的工資，兩分鐘根據慮帳考勤自動生成。

三、華躍科技驗廠經驗

華躍科技作為專業人力資源管理系統軟件公司，有着上千次陪同客戶驗廠經歷，在這裡結合工廠的實際驗廠經歷，談談用華躍軟件技術改善驗廠管理的問題。驗廠流程如下圖所示：

審核員來廠前，工廠需要做諸多的準備工作，象文件體系、消防安全、工廠現場改善……在此，我只談工時（考勤）、勞動報酬（工資）、童工（人事管理）數據的準備工作。目前大多數的工廠考勤、工資數據都是2套帳的，即所謂的 A、B 帳，一套作為工廠的實際管理，另一套用於客戶驗廠。

（一）考勤系統的選擇

俗話說的好“工欲善其事，必先利其器”，正確地選擇好一套考勤系統，對於驗廠順利的通過和管理，有很大的影響。

非接觸（射頻）IC、ID卡考勤系統是目前最為常用的電子考勤系統，其特點是刷卡速度快，結合華躍考勤軟件，能夠批量獲得考勤數據和報表，支持考勤數據的修改，能製作出 A、B 等多個帳套。

工廠希望在考勤軟件管理方面實現驗廠管理及其他個性化需求，則需要對考勤軟件上做“二次開發”。華躍公司可以提供增殖開發服務。這裡有一點說明，由於軟件設計架構的問題，還有供應商是不是自主研發等等，並不是所有的考勤軟件都可以進行“二次開發”，此時你需要選擇一家專業軟件開發公司。專業軟件公司會結合你的需求及他們的自身產品幫助你實現功能。

（二）、工廠考勤管理

B 帳：假數據，用來驗廠的。

用途：專門用於客戶驗廠

獲得方法：

a．順推方式，系統根據設定的規則，隨機生成規範的出勤數據，加班可用加班設置系統根據客戶或政府的要求生成加班時數。

b．反推方式，根據每個月的真實工資反推慮帳考勤數據，上班天數和加班時數控制在法定範圍內

c.根據真實考勤數據產生慮帳考勤數據的上班天數、請假時數、上班時數（休息日不會產生以上數據），再根據法定加班時數自動生成加班數。

（三）、驗廠實戰

經歷過驗廠的朋友們，以下幾種情況可能會比較突出：

審核員現場刷卡測試。

解決方案：華躍驗廠系統採用當天抓取實際的考勤機刷卡記錄，也可以設定這個時間，超過這個設定的時間系統會自動生成規範數據。

一個 2000 多人的工廠，竟然沒有一個人請假或遲到、早退等異常出勤記錄？

解決方案：有些考勤系統是可以實現批量自動生成考勤數據了，但是不支持異常出勤的修改。這樣，麻煩就大了。所以，華躍驗廠系統可以自定義設置產生異常的記錄的比率，系統會隨機產生考勤異常，例如遲到、早退、曠工、請假等等。

打開考勤系統時，出現“生成數據”、“批量生成”、“修改數據”……等等軟件按紐。

解決方案：如果你的系統有這樣的小問題話，那可謂是“不打自招”了。解決方法：華躍驗廠系統把這些字眼用別的名詞來代替。並且在驗廠當天也可以通過密碼切換把這些功能完全掩藏。

整個驗廠工作的管理系統性，以及其中的邏輯。

一些現象：

和審核員朋友聊天獲悉，多數沒有通過的工廠，是缺乏整個 COC 管理系統性，有自相矛盾的地方，相互不能啣接，沒有條理。比如在文件上、管理體繫上、一些數據的相互關聯上等等。比如，考勤顯示，倉庫週日不加班，但是在倉庫檢查一些工作單時，卻發現有出入庫及領料單記錄。

解決方案：時間允許的情況下，結合 COC 、 ICTI 、 SA8000 等規則反復梳理，在工廠內部不同角度進行預演和複查。針對上述的工作單問題，合理的方案是將平常（週一 ~ 週五或週六）、週日的工作單分開管理。

打開考勤系統后，手忙腳亂，解說起來沒有條理。

其實，審核員查看考勤軟件，實質上相當于你要給其介紹一下考勤軟件。解決方案：華躍工程師會培訓您華躍驗廠系統的工作原理（業務流程）及功能。通常來講，發卡— > 刷卡— > 考勤軟件採集數據— > 考勤信息查詢— > 考勤報表生成輸出……是考勤系統基本流程。還有 “沉着冷靜”、“胸有成竹”是一個成熟 COC 管理人員的必須具備素質。

大凡沒有通過驗廠的工廠基本上都是有“嚴重硬傷”，如果審核員象偵探那般深究起來，我敢說沒有一個工廠是可以通過的。有個審核員朋友告訴我：（ 1 ）幹掉一家工廠，對他們來講也是一種損失。（ 2 ）在公眾面前，我們在形式上必須保持一致。

解決方案：對於工廠難以履行的社會責任問題，本人以為是中國現今的“國情”，國家和企業尚未具有必須施行必須履行的能力。這一點大家都心知肚明，但是為什麼要驗廠呢？大公司或品牌上要的是形象和麵子。我們不一定依照驗廠標準真干，但是起碼形式上要象樣，雖然你覺得是個“遊戲”，但是，我建議您必須認真地玩好這個遊戲。我有不少客戶曾經走過彎路。

（四）、工資管理

B 帳：假的工資數據，應對驗廠

用途：專門用於客戶驗廠

獲得方法：

對於工資的審查，以下幾點是關鍵：

（ 1 ）標準： 要清楚當地最低工資標準，以及工資的計算公式；

（ 2 ）工資的核算邏輯：工資的核算必須要和人事、當月出勤記錄保持邏輯上的啣接，如：工時、各種加班、異常出勤（是否有全勤獎）等等問題；

（ 3 ）關於計件工資和計時工資的問題：有不少服裝加工工廠，他們在管理上通過計件，系統上採用計時。此過程在系統上需要一個計件與計時的換算工作；

（ 4 ）最低工時補給；

（ 5 ）員工訪談。事先工資條打印。

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