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 IPAVS智能會議室預訂管理系統介紹

為了簡化各大中型企事業單位會議室資源的管理，提高資源使用效率，避免會議資源衝突，杜絕資源浪費，降低會議設備操作的複雜性，打通辦公環境中各個管理系統間的信息互通和系統聯動，打造更加智能和便利的辦公環境，融靖電子推出了IPAVS會議室智能預約管理系統。
通過這套系統，用戶在網上可隨時了解每間會議室當前資源狀態和預約情況，並可視化預約會議室，添加與會人員和會議資料。預約成功后，系統會自動發郵件通知到所有與會人員，同時將預約情況更新到會議室門口的顯示屏幕上。
不僅能夠提高會議室使用率，優化會議流程，節省會議組織者和與會者的時間。同時還可以自動管理會議室門鎖以及會議室燈光、設備等，不再需要任何人為操作。

多重保障的安全性

安全是企事業單位信息系統非常重要的環節，IPAVS會議室智能預約管理系統從三個方面保証系統的安全性：用戶認証安全；業務及網絡安全；數據安全。

靈活的用戶權限控制

IPAVS會議室智能預約管理系統，用戶控制由：角色、權限、用戶、用戶組4個部分組成。角色對應權限，用戶對應用戶組，用戶組對應角色，無論用戶如何變換，都不會造成權限控制的混亂，使得用戶權限管理做到安心、放心。

多種預約查詢方式

可在PC端通過瀏覽器登錄預約平台進行會議室的查詢預約。
可通過手機、PAD等移動端進行會議室的查詢預約。
支持與用戶微信公眾號、釘釘端對接，實現在手機微信端和釘釘端進行查詢預約。
支持與用戶原有APP對接，實現在原有APP中進行查詢預約
支持在會議室門口的觸摸顯示一體機上進行臨時會議的快速預訂，並可在屏幕上延長會議和提前結束會議。

人性化的查詢預約界面

通過日、月視圖直觀簡潔的界面顯示，可查看當日、當月所有會議室的預定情況。
可視化預約界面，可方便地看到會議室實景，了解會議室實際場景與設施情況。
採用色塊化顯示，提供多種不同的顏色來標記不同的會議預約狀態。
鼠標點在色塊，可通過TIP標籤顯示會議詳情，包括主題、申請人、部門及電話等。
可循環預定會議，提供日、周、月等多種循環預定模式，並具備防止惡意預定功能。
根據部門所在位置，自動定位人員當前所在樓層，界面默認顯示當前樓層的會議室，方便查看和預約。

自動的郵件、短信通知和提醒

IPAVS會議室智能預約管理系統與網絡移動技術充分結合，實現了一旦會議確認召開，就會自動提前向與會人員發送短信、郵件通知和提醒，以免造成缺席、遲到等現象，從而有效地提高會議的執行效率。

簡單快捷的會議簽到與資源釋放

可簡單通過用手機掃描屏幕上的會議二維碼，手機上輸入人員信息進行會議簽到。
也可採用考勤系統，會議預約管理系統與考勤系統對接，通過刷卡、指紋、人臉識別等方式進行會議簽到。
如在系統設定的時間內，無人進行會議簽到，系統默認會議取消，自動釋放占用的會議室資源。

便捷的會議室資源管理

可按用戶需求單獨設定每間會議室的對應使用人群，對應審批方式和對應審批人員。
可系統維護和管理會議室內部資源的詳細信息、目前狀態、維修記錄等，並按需查詢、提交會議所需內部資源及額外資源。
管理員有會議室統一調配權利，可根據實際需要進行緊急退訂調整。預訂人員也可在會議開始前一定時間段內靈活地根據實際情況變化進行會議取消和修改。

個性化定製的會議室管理屬性

可按要求設定某間會議室的審批模式。
可設定分區分權限審批會議室。
可設置私密會議室，普通員工看不到。
預約時可按需申請額外會議資源，如鮮花，茶水等。
可設置後勤呼叫服務。

多種會后輔助管理工具

提交會議中遇到的問題反饋給管理員。上傳會議紀要或文檔資料，自動發送郵件給與會人員。
會議召開與人員考勤的數據統計與分析。
根據所提供的內部及額外資源與會議時長進行會議計費統計。

開放靈活的平台

可與微軟EXCHANGE系統對接，實現同時在OUTLOOK Pc端及會議室顯示觸摸一體機上預訂會議，並實時在顯示一體機上展現會議信息。
可與OA或office365等第三方辦公平台進行對接互聯，保持用戶原有使用習慣，實時讀取數據並對應會議室展現會議信息。
可與第三方網絡信息發布平台、郵件平台、短信平台、微信平台等進行無縫對接。實現信息的實時傳遞互通。
可與會議中控系統對接，實現會議室內燈光與設備無人值守的自動管理模式。
可與門禁系統對接，實現會議室出入授權智能管理，會議期間只允許與會人員刷卡進入，其他人員無法進入。
可與指紋、刷卡、人臉識別考勤系統對接，實現會議考勤智能化管理與統計。
可與體感系統對接，實現自動感知會議室使用狀況，當預約時間內無人使用時，系統自動進行會議室資源的釋放。 可與辦公區域環境監測控制系統對接互聯，實現整體綜合的環境智能管理。

可選擇的多種顯示設備與界面布局

配合用戶裝修風格，可選擇多種顯示設備。如可反映會議室狀態的燈光、高清電視機、PAD、多種尺寸的壁挂或嵌入式會議信息發布一體機、智能燈帶觸摸會議一體機、壁挂或立式會議信息引導一體機等。

適合不同的應用場景

IPAVS會議室預訂管理系統，目前在國內擁有眾多的成功案例，在政府、學校、工廠、金融、外企、國企等均有不同的典型應用，得到用戶一致好評。